Das bisher wenig beachtete Nachweisgesetz tritt mit Wirkung zum 01.08.2022 aus seinem Schattendasein und verlangt vor allem bei der Neubegründung von Arbeitsverträgen ein proaktives Vorgehen durch den Arbeitgeber. Dieser wird durch die Neuerungen zur erweiterter Informationsmitteilung gegenüber ihren Mitarbeitern verpflichtet. Das neue Nachweisgesetz dient der höheren Transparenz der Arbeitsbedingungen.
Rahmenbedingungen
Die nötigen Informationen müssen in Schriftform an den Arbeitnehmer herangetragen werden, eine elektronische Übermittlung ist somit unzulässig. Die niederzuschreibenden Vertragsbedingungen können durch die Verschriftlichung des Arbeitsvertrages erfolgen. Der Zeitpunkt der Mitteilung ist von der Art der Information abhängig, so sind Informationen wie die Namen der Vertragsparteien oder die Vergütungshöhe gleich zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses mitzuteilen, andere Informationen müssen spätestens nach 7 Tagen (z.B. Arbeitsort) oder auch erst nach einem Monat (z.B. Vorgaben zum Kündigungsverfahren) erfolgen.
Worüber muss informiert werden?
Die Erweiterung der Nachweispflicht führt dazu, dass der Arbeitgeber künftig über folgende Punkte Auskunft geben muss (Aufzählung nicht abschließend):
- Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts (einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts)
- Fälligkeit der getrennten Vergütungsarten sowie der Form der Auszahlung
- Dauer der Probezeit (sofern vereinbart),
- Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen;
- Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten, bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
- bei Arbeit auf Abruf die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, die Frist innerhalb derer die Arbeit „abzurufen“ ist und der Zeitrahmen, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt wird durch Festlegung von Referenztagen und Referenzstunden,
- Anordnungsmöglichkeit von Überstunden und deren Voraussetzungen (sofern vereinbart),
- etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung;
- Schriftformerfordernis der Kündigung, Kündigungsfristen
- Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage,
- Mitteilung über Versicherungsträger bei betrieblicher Altersvorsorge
Hinzukommen Unterrichtungspflichten bei Auslandstätigkeiten von mehr als 4 Wochen und der Hinweis zur Anwendung von Tarifverträgen, Dienst- und Betriebsvereinbarungen.
Was passiert mit bestehenden Arbeitsverträgen?
Arbeitsverhältnisse, die vor dem 01.08.2022 geschlossen worden sind, bleiben selbstverständlich wirksam. Auch ist der Arbeitgeber nicht zur sofortigen Mitteilung ab dem 01.08.2022 verpflichtet. Ihn trifft aber die Nachweispflicht nach obigen Parametern, sobald der Arbeitnehmer eine Mitteilung verlangt.
Was ist bei einem Verstoß gegen das Nachweisgesetz zu erwarten?
Mit Neuerung des Nachweisgesetzes wurden Bußgeldvorschriften implementiert, die es zuvor nicht gab. Bei Verstößen gegen das NachwG kann dem Arbeitgeber ein Bußgeld von bis zu 2.000,-€ drohen.
Praxishinweis
Aufgrund der Erweiterung der Nachweispflichten, sollte der Arbeitgeber die Arbeitsverträge auf Vollständigkeit der darin enthaltenen Informationen prüfen. Auch ist er gut beraten, wenn er im Vorfeld zu einem Herausgabeverlangen des Arbeitnehmers ein Mitteilungsschreiben vorbereitet. Ansonsten droht die Gefahr der nicht fristgerechten Mitteilung.